組建一支遠端辦公的團隊,你需要關注這些

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隨著科技的進步,遠端協作辦公變得越來越容易,也被更多的創業者所採用。但是,當團隊成員不在一起時,溝通和協作都會遇到很大挑戰。這時,團隊該如何高效地完成各項工作,又該怎樣招聘到合適的員工呢?正在實踐遠端辦公的Help Scout 的CEO Nick Francis分享了他們的心得。

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在Help Scout,我們採取遠端辦公的方式,我認為這是我們所做出的最好的決定之一。團隊中的20個人分佈在11個州和4個國家(包括美國)。遠端辦公的模式給 我們帶來了巨大的好處,但團隊管理層也承擔更大的責任。團隊需要更強的組織性、良好的溝通,以及自上而下高度的透明。

在過去3年多的時間裡,我們犯過很多錯誤,也學到一些經驗。如果你對於遠端辦公的工作方式感興趣或者正在積極搭建這樣的團隊,我希望這篇文章的內容會對你有所説明。

選定一種模式

我們公司的一位投資人,也是我的朋友David Cancel曾對我說,你必須在「遠端辦公」和「集中辦公」這兩種模式中確定一種並堅持執行下去,不能含糊不清,處在中間地帶。我非常同意David的觀點,因為在招聘時你需要找到適合你們辦公方式的人。

集中辦公時,辦公地的人們會比遠端的同事獲得更多的資訊,這種資訊不對稱會導致公司內部討論沒法繼續,有時開會還可能忘記通知遠程的員工。讓他們感覺自己被遺忘,仿佛低人一等,無法融入團隊,最終只能離開。

採用遠端辦公的方式時一定要確保每個人能獲得相同的資訊,作為管理者或CEO,你的工作就是要保持這種透明度。Jason Fried和David Heinemeier Hansson在他們所著的《Remote: Office Not Required》一書中對此有過清晰的表述:

作為公司所有者或者管理者,你需要營造並保持一定程度的開放空間。在這個空間內,辦公室內外的人是平等的。但這一點說起來容易做起來卻很難,公司的高層必須親身體驗遠端工作方式,才能真正優化整個流程。

在Help Scout,我們選擇了遠端辦公的方式,但我們在波士頓也有辦公室。我們之所以能這麼做,是因為即使在同一間辦公室的人也會按照遠端辦公的方式進行交流。我和坐在不遠處的同事也是通過Slack和Trello開展工作的。如果碰上大雪天,我們可以在家工作,不受任何影響。想要討論一個idea或者開個會?完全沒問題!我們都已經習慣了使用Join.me開會或者用Appear.in進行即時的視頻聊天。

招聘什麼樣的員工

我們在招聘時看重候選人的個性和價值觀能否與我們的工作文化相契合。我們曾吃過不少虧,也學到了一些重要的經驗教訓。

首先,我們意識到,招聘遠端辦公的員工必須要求其過往的表現足夠好。
遠端辦公看似非常靈活,但實際上員工得能夠根據事情的優先順序在有限的時間內完成大量的工作,而想做到這點就需要員工有相關的工作經驗。

不過按照這種邏輯招人也有不足,那就是很難找到初入職場的人才。最終結果就是我們團隊成員的工資高於一般水準。但是這種方法卻可以減少招錯人的幾率,而且能保持團隊精簡,減少總體開支,在業務發展的各個方面也更靈活,行動更迅捷。

實際上,如果你按照印象筆記 CEO Phil Libin所建議的那樣進行招聘,遠端辦公就會容易得多:

每個向我彙報的人都必須在其本職工作上做得比我要好。

在招聘時,應聘者的寫作能力也是必須要考察的方面。因為遠端辦公需要大量的文字交流(聊天、email、文檔等),寫作能力非常必要。文字表達能力差的人可能會把一次本該2分鐘的討論 拖到10分鐘,浪費大量時間和精力。因此我們在招聘過程中會著重考察候選人的寫作能力,確保員工能夠清楚地表述複雜的問題。

此外,在招聘過 程中多和沒有進行過遠端辦公的人聊一聊。如果你面試的人原來沒有這樣工作過,你就需要盡可能詳細地瞭解他各方面的情況。如果我們招聘的人傾向於有一個辦公 場所,我們也會在當地的公共辦公空間給他租一張辦公桌。這種做法是很合理的,如果有一些老員工需要辦公空間,也應予以滿足。

如何進行招聘

在招聘時,候選人多並不意味著招聘會更容易。因為有很多優秀的人才並沒有流覽招聘資訊或訪問你的網站。在Help Scout,有一半的人是團隊成員主動找來的。作為CEO,我每週至少有20-30%的時間是用來考察應聘工作的人。

在資訊發佈方面,我們會根據職位需求不同,在不同的平臺上找人。比如需要設計師我們會去WeWorkRemotely, Dribbble等平臺,需要行銷人員會去GrowthHackers等。廣泛撒網並不一定能取得良好的效果,精准定位才能找到契合公司文化的人。

此外,我們在招聘時也不會請公司外部的獵頭。因為我們自己基本上就能找到各個國家的人,而獵頭往往專注於本地的人,沒法給我們提供合適的人選。而且我認為候 選人應該從我們這裡聽到公司情況的介紹,而不是那些不太瞭解公司的人。不過一些管理崗位可能確實需要獵頭幫忙,但這種情況在我們公司沒有出現過。

如何管理

剛開始管理遠端辦公團隊時可能會比較頭大,因為需要思考方式的巨大轉變。但是在管理時也有一些基本的方法,如果能夠處理好,就可以把各方面工作有機地統籌起來。
我認為遠端辦公最重要的原則就是保持透明度。團隊成員應該平等地接觸到資訊和產品設計流程,資訊不對稱是很多遠端辦公團隊失敗的重要原因。

保持每個人消息暢通,就好像他坐在你身邊一樣。

我們團隊使用Slack進行交流,用Dropbox存儲檔,這些工具説明我們保持了團隊內部的透明。比如我們在Slack中有一個整合所有內容的標籤,各部門的資訊都彙聚在其中,包括產品發佈備忘、上月的參數、新的招聘資訊和公司政策的變化等。

遠端工作時的另一項需要重視的就是一對一交流。現在在我們的用戶支持團隊中,每個人至少兩周給我做一次一對一的彙報,很多人甚至是每週彙報一次。我還會和團隊中其它成員進行一對一的交流,每8週一輪。他們向我彙報,而我也直接給予回饋。

隨著公司規模的擴大,一對一交流會變得越來越困難。但我認為堅持這種做法還是很有必要的。Michael Lopp在他的《Managing Humans》一書中曾就一對一交流做了精彩的總結:

每週和團隊成員進行一對一的交流是非常有價值的投資。如果你和大家交流時間不規律或者只是泛泛地聊一些沒價值的內容,只會讓人們覺得管理者失去了掌控。

衡量一個遠端協作團隊成功與否的最好方式就是親身體會一下。在家工作一周,然後和遠端的同事交流交流,你就會知道工作方法上還有哪些地方需要提高了。

關於遠端辦公經常被問到的問題

這種方法很棒,但規模擴大後還會有效嗎?
在 科技圈,人們總是對未來的擴張顧慮太多,而對眼下的關注不足。我認為你需要考慮的只是再擴招5個人的情況,然後再考慮下5個人,以此類推。如果你還不放心 的話,可以看看這個例子:IBM有386000名員工,其中就有40%遠端辦公的。僅此一項每年就為他們節省下了數十億美元的辦公經費。所以,團隊的擴張 並不一定意味著遠端辦公模式的失效。

在搭建遠端辦公團隊方面有什麼推薦書目嗎?

我強烈推薦Jason Fried和David Heinemeier Hansson所寫的《Remote: Office Not Required》。

你們會根據員工所在區域差異支付不同的薪水嗎?
為了簡化流程,我們有一套公開的薪酬核算體系,每個員工不論在哪都按相同的標準。工資基準是按照波士頓同類市場平均水準制定的。在紐約、三藩市等極個別物價較高的城市每年會有10000美金,沒有其它的地域差異。

本文轉載自:商業不靠譜

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