Y Combinator創辦人教你:管理者、創作者、混合者的時間管理法

0

文/沃萱

新的一年到了,又該是回頭檢視自己上一年工作表現的時候。矽谷創業加速器Y Combinator共同創辦人Paul Graham將工作者分為管理者(manager)與創作者(maker)兩種型態,並指出兩者有不同的規劃時間方法。本文將分別介紹兩者特性,及身兼兩者的人該如何拿捏。

1. 行程密而多,純管理者以短時間規劃行程

大部分的老闆都是按照管理者的方法規劃行程表,他們透過每一次與工作團隊的會議,討論計畫、決定策略、定期檢視成果、維持合作感情。為了有效率的處理眾多會議,管理者通常將一天的工作時間以一小時,或是以一個會議的時間為單位來分割。

也就是說,管理者一天的行程表可能由許多會議組成,時間可被分的很細,生產力不會被打斷。且越忙碌的人,越容易將行程的時間單位切割越小,知名創業家李開復便是最好的例子。

李開復曾在蘋果、Google、微軟等IT部門擔任要職,目前在中國經營「創新工場」,擔任董事長一職。生活忙碌的他,也有時間不夠用的困擾,為了更有效運用所有時間,他將時間表以15分鐘為一個單位,並每天做紀錄。一週過後,回頭檢視每天的每個15分鐘,看是否有哪個活動占太多比例,又或者哪個時段能更有效率。

2. 維持專注力,純創作者需要完整不間斷的時間規劃

創作者像是作家、程式設計師、音樂製作人等等,他們的時間規劃與管理者恰好相反。創作者工作時需要一段較長且不被打擾的時間,至少以半天或一整天為一個工作單位,好讓他們能專心完成一件案子。

也就是說,創作者需要一段長時間工作,來維持生產的專注力。但是創作者工作之餘仍需與管理者定期開會,而安排不當的會議對創作者而言,就是個噩夢。舉例來說,若是老闆把會議排在下午兩點,創作者原本下午完整的工作時間就會被切成一半,還可能連帶影響早上工作心情,導致專注力與生產力也同時下降。

(圖片來源:mia

創作者生產力下降代表著公司整體競爭力下降,為了避免此情況,聰明的領導人在安排與團隊互動的行程時,應該將此因素考量進去。Paul Graham與所投資的新創團隊見面時,就是採用此種原則。他將會議時間安排在下班前的最後一個時段,而不是安插在早上10點或下午3點。如此,不論對方是否為創作者,都能減少對彼此的打擾。

3. 集中零碎時間,身兼管理者與創作者需要彈性規劃

在實際情況,很多人並不是純粹的管理者或創作者,而是同時擁有兩項身分。此時,規劃時程表時就更要掌握兩個型態的特點,各取其優點,才不會一整天瞎忙一場。

Paul Graham對此分享了自己在創業初期,是管理者同時也是創作者的規劃時間方法。創業初期為了能與同事積極開會,討論種種計畫,且自己又能擁有一段無人干擾的時間開發專案,Paul Graham將一天切成三部分。

第一時段:從晚餐後到凌晨3點,是他在家專心研究專案的時候。

第二時段:從凌晨3點休息到11點。

最後一部分:中午11點到晚餐前,到公司按照管理者的步調上班。如此一來,Paul Graham便能在24小時內,同時兼顧兩種工作型態。

▲Paul Graham(圖片來源:ROB SOBERS

即使一般人可能無法像Paul Graham一樣拚了命的工作,但是透過Paul Graham的經驗,我們可以知道即使同時身為管理者與創作者時,仍能透過正確的規劃,使得工作效率最大化。例如將會議時程集中、固定排在某幾天,而其餘時間則完整的保留給創意時段,讓管理者與創作者之間取得最佳的平衡。

然而絕大多數的企業文化都是老闆說了算,創作者往往單向接受管理者的安排。但是Paul Graham認為在團隊中,雙方應事前協調、溝通,減少摩擦。創作者可勇於提出不希望被打斷的工作時段,或是協定新的開會方法,而不是帶著不滿的心情開會,降低生產力。事前溝通看似麻煩,但其實才是最能減少衝突,增加效率的根本解決辦法。

對於創作者來說,除了免除會議等公事的干擾,同時自身也要降低其他外務,以維持專注力。

蘋果橘子經濟學共同作者Stephen J. Dubner,身兼管理者與作家的他,曾在其部落格上大力贊同Paul Graham對於工作時間表的分析。並分享當他身為創作者在寫作時,會關閉所有的通知,包含電子信箱、手機,以及朋友的邀約,專心致力於當下的工作。

(圖片來源:ccafinearts

不論你屬於哪一個類型,在規畫行程表之前,應先釐清目標,才不會在盲目追求效率工作的同時,當了時間的奴隸。美國著名管理學家史蒂芬·柯維(Stephen Covey)建議,每週可花一固定時間,自我評估當週表現、檢視長短期目標與夢想,再依此調整下週記劃。

Paul Graham提出管理者與創作者之間的差別,是為了扭轉現今大部分企業忽視創作者工作型態的情況。不過鮮少有人是純粹管理者或創作者,因此沒有絕對的時間規劃,唯有找出自己屬於何種工作型態,規劃合理且彈性的計劃表,才能找到最適合自己的一套方法。

參考資料:

  1. Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
  2. Can we be both makers and managers?
  3. Maker vs. Manager: How To Schedule For Your Productivity Style
  4. Read This If You Hate Meetings
  5. 立刻停止瞎忙!你一定要做的7件事

latte_20161215_5作者:沃萱
一位就讀經濟系的女生。喜歡帶給身旁的人歡樂,更會自娛娛人。跳入創新拿鐵後,泡在科技與創新裡,感受到文字強大的力量。希望在自己學習之餘,也能創造價值給他人。

 

本文授權來源:創新拿鐵〈老闆與員工需要不同的時間規劃!Y Combinator創辦人教你提高工作效率〉

Share.

About Author

vide 編輯群

Leave A Reply