如何面對不合理的專案時程?

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文/ 游舒帆-gipi

「老闆又壓我交期了,每次都提這麼不合理的時程。」

Jerry 邊抽菸邊跟我抱怨,吐了一口菸後接著說:「上次也是這樣,時程一壓都是一個月內完成,每次我們都非得加班趕工才作的完,上次系統上線後品質不好,老闆還要跟我們追究責任,唉,可以不要總是壓時程壓的這麼緊嗎?」

gipi:「這次又是什麼案子?」

Jerry:「這是一個新產品,對於我們擴展市場有幫助,但時程真的太趕了,根本做不到。」

gipi:「其實,一個沒有壓時程的專案,跟一家公司沒被要求賺錢一樣不健康。」

Jerry:「什麼跟什麼?聽不太懂。」

gipi:「專案一定會有交期吧?」

Jerry:「這當然,沒有交期的專案根本不應該做,代表提出的人對這個專案根本不看重,沒有什麼期待。」

gipi:「對的。」

Jerry:「但不代表時程可以亂壓啊。」

gipi:「為什麼你會覺得是亂壓?」

Jerry:「一個月!我當初估計作完最少要三個月的,這不是亂壓是什麼?」

gipi:「試想想,今天你是老闆,市場上有一個競爭對手的規模跟市場份額已經快要追上你了,你是可以安安心心的坐在那等三個月,還是會期望產品團隊努力在一個月內把產品弄上線呢?我猜老闆一定也要求業務跟行銷團隊要更賣力,用盡各種方法都要甩開競爭對手。」

Jerry:「這樣說是沒錯啦,但一個月我就是做不出來啊。」

gipi:「嗯,你可以接受這個說法那我們就可以接著討論解決方案了。」

▲ 圖片來源:pixabay

 

站在企業經營角度思考,滿足需求

當你接到一個時程極其不合理的專案時,你首先該做的不是哀嚎抱怨,而是去了解為什麼這個案子會來的又快又急,是因為公司面臨了很大的困難或挑戰?還是因為策略的急轉彎?又或者是老闆純粹等不急了?了解原因你才有可能知道如何去解決當下的問題。

也許你的老闆是因為看到競爭對手推出了某項服務,所以希望自己最少不要輸人,要快點把這個功能(後稱 A 功能)加上去,而在本來的產品規劃中,A 功能是包含在 1.05 版裡,老闆只知道 1.05 版裡頭有 A 功能,在他的心裡認為『1.05 版 = A 功能』,所以他是直接跟你說:「一個月內把 1.05 版做完上線。」

當你沒有好好跟老闆溝通,沒弄清楚他真實需求的情況下,誤以為老闆要你在一個月內搞定 1.05 版,但其實他只是要 A 功能,並沒有急著要整個 1.05 版。相信我,九成以上的老闆不會知道你 1.05 版全部有什麼,他要的只是 A 功能,是你自己把問題變複雜了

控制專案範疇,分階段交付

萬一做出 A 功能需要的時間也多於一個月,因為他包含了產品、管理後台、報表等,如果做好對外的產品需要 3 週,管理後台跟報表各要 1 週,在成本不改變的情況下,你只能用現有的資源去完成。常理來說,對外的產品是一個月內必然要推上線的,此時你可以把第一階段的專案範疇定義在完成「產品」的部分,讓業務們可以銷售,客戶可以開始使用,並接著展開第二階段,在產品上線後的 1 週完成管理後台,再 1 週完成報表,整體的完成時間為 5 週,雖然超過一個月的時間,但就結果來說還是滿足公司的營運目標的。

就我這些年碰專案的經驗,我看過 9 成 9 緊急的專案大多是有討論的空間,務必要先跟老闆溝通他的目標,而不要盲目的啟動專案,以免到頭來老闆要的東西交不出來,把專案成員搞得疲憊不堪,你自己的 credit 也掉光光,還被說是個不稱職的 PM,豈不冤枉。

有些人總會說老闆是無法商量的,但在我看來並非如此,老闆的目的是要達成公司的營運目標,而不是為了要來刁難你,只要你想清楚刁難你對他並沒有任何好處時,你就能用另一個角度去思考此問題。

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授權來源:gipi的學習筆記〈如何面對不合理的專案時程?〉

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