私領域溝通多一點,UX 部門影響力大一點

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講座主講/  Alfred Sim沈茂勇
文字記錄/ Joy

▲ Alfred Sim 沈茂勇(攝影:鄧文華)

9 月 22 日在悠識數位舉辦的「部門主管講座」,由任職於 ATEN 宏正自動科技的「阿飛」Alfred Sim 沈茂勇主講「運用設計力,讓部門影響力上上下下左左右右擴大」。講座開始前,與會的主管們以輕鬆地方式交換名片、自我介紹,22 位主管分別來自網路媒體、網路入口、設計顧問公司、設計公司、金融業、科技業、新創公司、汽車業…等各種領域,業界主管經歷平均超過 5 年。

「你為什麼要領導團隊?」是因為獲得賞識升官加薪?想展現你的專業知識?一開場阿飛就這麼問在座的主管們。阿飛認為,團隊是由許多人組成,有共同的努力、目標、理想。所以,「共同」,是組成團隊很重要的一件事。

而「大家曾經運用設計力達成什麼事呢?」大家的回應,有用紙箱設計玩具給貓玩,還有把競爭對手趕走,這些都是設計的作用。運用設計,也有辦法影響團隊。

▲ 參與講座的主管們自我介紹、互相交流(攝影:鄧文華)

新人如何融入團隊?真心關心周遭事物

擁有超過 15 年的設計和管理經驗,曾任職於廣告、電信和科技製造業,並且獲得多項知名國際設計大獎,阿飛首先分享了自己當年身為新人的經驗。過去公司主要在製作硬體,後來開始做軟體,他從 UI team 到擔任 PM,再組織 UX team,遇到許多人都曾有過的疑問:「要怎麼跟別人介紹自己在做什麼?」

他發現,如果直接跟別人說自己的專業是哪些,別人也還是會一頭霧水。作為一個新人要融入團隊,首重建立第一印象:先讓對方感覺有情感的互動,建立信任,再來才是表現你的專業

「要怎麼建立印象呢?」

阿飛建議,從信任開始,不要只想著「我們在做的東西大家都不懂」或是急著要別人接受。要真正關心周遭的事物,試著反問自己「能不能從人的面向讓大家了解? 」。

再來,才開始做跟使用者有關的工作,UX team 的工作內容常常與其他部門重疊,所以 UX team 要作為部門與部門間的橋樑。所以他開始帶公司打破「有事情就進會議室的印象」,不是只有在自己部門內,而是和公司內部交流,也引導其他部門知道要到使用者場域去看。

公司需要仰賴創造力,因為傳統公司常會發生部門間僵化,所以阿飛和同事們建立共同興趣社團,舉辦跨部門交流活動,像是:密室逃脫、夏日主題派對、聖誕派對…等。在產品說明會的時候,把觀點分享給業務。舉辦「UX is not a department」為期兩天的工作坊,邀請高階主管都來參與,雖然沒辦法在短時間讓大家消化,但是可以讓大家慢慢知道這個團隊在做什麼。甚至全球 13 個子公司都會回來的 global sales meeting ,UX team 也自告奮勇負責,舉辦活動建立形象,從外顯的識別形象,到找出主題,將整個活動圍繞在這個主題上。

We are problem solvers!

ATEN Experience Design Team 把自己定位為 the problem solver,是公司各部門的橋樑,藉著設計來解決複雜問題,並創造品牌和用戶之間有意義連結。這個多元的專業團隊,是由視覺設計師、UI 設計師、UX 設計師、研究人員和心理學家所組成。

團隊人變多了,就可以做更多事情。其他團隊遇到的狀況常常是「現有的事情都做不完了,對於目標,很想做但沒有時間做」。現在很流行用圖像式的會議紀錄(graphic recording),所以在會議進行同時,就以大白板畫下大加討論的內容。阿飛也把公司的願景和使命畫成藍圖,用圖像化的方式呈現,讓大家可以方便找到目標和連結。

Q & A 時間

身為主辦人的悠識首席體驗架構師 Richard 蔡明哲表示,一直在思考如何讓台灣的設計團隊有更好的交流機會,讀書會的交流層次偏向工作執行、專長技能,而每次在研討會場合,觀眾提問的問題常是部門溝通等主管階級的問題,因此促成了這次的「部門主管講座」,期望帶動主管階級的經驗交流。

Q:其他部門質疑 UX team 會造成他們的負擔!
A:其實是反過來,大家可以把工作丟過來。很多事情大家不知道那些事情的存在和重要性,變成 UX team 把事情擴大。

Q:怎麼向其他部門證明效益?
A:其他部門可能會想:「UX 在做的事情,marketing research 不是也做過嗎?」不要讓其他部門認為 UX team提出的報告是衝著其他部門而來的,要用「我們是來幫忙的態度」。

Q:一個新成立的團隊,要以什麼心態面對前幾年的不同階段?
A:阿飛認為,第一年最重要的關鍵是「放下身段」。因為目前帶領的 team 成立還不夠久,現場也詢問在座的主管們分享。

有 20 年 UX 工作經驗的 David 補充分享他的經驗:
第一年是暴風期,要找到被需要的點。
第三年則是成長期,要找到定位。以爭取獨立案子來開路,保護團隊不要退化。

Q:團隊成員與招募重點
A:招募方面,會想找很會舉一反三的成員。憑藉長期培養的直覺,應該可以從對方的思維上看到特點,技能方面則可以靠學習。

人員編制方面,目前有 2 位負責 user research,2 位負責 design language,3 位負責 production design。團隊成員的職涯發展,則運用圖像繪製團隊能力藍圖,來引導團隊成員從 user 面找到機會點。

  • 負責 user research 工作,未來可以朝 user business opportunity 發展。
  • 負責 design language 工作,未來可以著重在 concept prototype design。
  • 負責 production design 工作,來可以負責 product and visual identity。

Q:媒體以前是做出來就要讀者接受,現在要怎麼從使用者反推產品?
A:要鼓勵設計師轉變,學習各種技術,也和 PM 合作。

Q:怎麼跟主管群介紹 UCD(user-centered design)的概念?
A:有機會就用上去,讓主管看到 UX team 做報告就是不一樣,運用設計思考,不要為了趕快完成就照抄別人過去的方法。

Q:UX 容易被當作執行的單位,要怎麼改變這個情況?
A:大家都會覺得「為什麼我要改變?」那就從願意改變的人開始做起。

對 agile UX 有經驗的 David 也呼應,可以為這些願意先改變的人創一個舞台,開一個 pilot team 共同學習,透過 pilot project 讓大家慢慢知道 mindset。

 

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