舉辦工作坊的事前準備工作

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文/ UX 四神湯 鄭婕

經過上個月的〈用戶訪談的事前準備工作〉,本週 UX 四神湯迎來了事前準備工作篇的第二彈-舉辦工作坊的事前準備工作。要成為一個專業的用戶研究員,現場的執行能力算是重點核心能力,而現場執行能力除了用戶訪談之外,最重要的大概就是舉辦工作坊的能力了。想知道如何同時控制好 50 個不受控的客戶嗎(汗)?那就來看看今天的文章吧!

▲ 筆者之前舉辦工作坊的照片(圖片來源:UX 四神湯)

1. 為什麼要辦 Workshop? 辦工作坊的好處是什麼?

首先,一樣的工作流程,辦工作坊前一定要先了解為什麼要辦工作坊,辦工作坊的好處又是什麼?經常看筆者文章的讀者們應該能夠感受到筆者總愛強調做事情前不僅要先準備、規劃外,也要明白工具、方法論的使用目的、使用時機、好處與壞處(很囉嗦XD)。

坦白說,辦工作坊的事情準備時間很長、短則一週,長則到一、兩個月的都有,而且場地費用、人事費用、差旅費用、差旅時間、溝通時間、參與時間對於企業來說都是很大的成本,所以在決定要舉辦工作坊前一定要先明白為什麼這個節點需要辦工作坊?為什麼不能用匯報取代?辦工作坊對於企業的價值又是什麼?

工作坊 Workshop,是一個能夠讓許多人在同一時間聚集到同一空間的工作方式。所以,反向來說,如果這個工作坊舉辦的成果能夠被「不一定要許多人、同時聚集到同一空間的工作方式」取代的話,其實就沒有辦工作坊的必要了。

其實工作坊對於企業來說更大的價值是提供參與者們能夠互相了解彼此認識的場合、建立有趣活潑有創造氛圍的工作文化、透過參與設計創作提昇公司內部員工參與度以推進項目進展、展示工作成果的 Team Building 活動。

了解工作坊根本價值以後,再依據工作坊的目標、參與人員、時長及地點規劃工作坊的流程、內容甚至是營造氛圍。

2. 確認工作坊目標、參與人員、時長與地點- 工作坊形式的種類

舉辦工作坊前,一定要先確認工作坊的目標、參與人員、時長與地點。根據筆者的經驗,依據工作坊的目標,可以簡單將工作坊的形式分成四種:(1)共創工作坊、(2)反饋工作坊、(3)匯報工作坊 與 (4)學習工作坊 (很喜歡分類lol)。而根據工作坊的形式不同則通常會有不同參與人員、時長與地點的差異,以下簡單介紹這四種工作坊的形式差異。

(1)共創工作坊:Co-creation Workshop, 也稱 Ideation Workshop/ 點子工作坊/腦力激盪工作坊。

參與人:一般包含研究員(策略師)、設計師、核心客戶、內部關係人,偶爾關係人或用戶也會參加。
參與人數:通常在 20-30 人左右。分組座位,一組人數 5–7人為佳,每組盡量配有一名設計師,並且將內部關係人依據部門與職責平均分配至每組。
時長:一般是 4 小時- 8 小時不等(半天到一天)。
舉辦空間:在有設計氣息的開放空間。
舉辦時機:用戶洞察(設計機會)報告結束後。
工作坊目標:針對不同的設計機會(產品機會)進行點子發想,跨部門思考解決方案。
工作坊流程:介紹設計機會->分組點子發想->討論與分享->投票。

這邊岔出來說明一件事情,上次 Shandy 在留言區有問到用戶與關係人的差異在哪邊,筆者簡單說明這裡的分類邏輯:用戶是屬於使用產品的用戶,而關係人指的是提供服務或產品過程中不可或缺的公司員工,而內部關係人則是跨部門的關係人。以空氣清淨機舉個例子,購買空氣清淨機的消費者筆者稱為用戶、專門販賣空氣清淨機的銷售員筆者會歸納為關係人、負責空氣清淨機創新專案的產品團隊筆者稱為核心客戶(Project Owner)、而空氣清淨機公司的市場部門、研發部門等人員筆者則會稱為內部關係人。簡單圖示如下。

▲ 內部關係人、關係人、核心客戶、用戶之間的關係(圖片來源:UX 四神湯)

(2)反饋工作坊:Feedback Workshop,就其目的性也可以稱為測試工作坊。

參與人:通常為關係人(大多情況是銷售人員),偶爾內部關係人也會參與。
參與人數:一般人數會達到 40-50 人以上,如果在工作坊中有討論環節的話,還是建議一組 5–7 人為佳。
時長:一般在 3-4 小時左右。
舉辦空間:可以在有設計氣息的開放空間或是在飯店的大會議室。
舉辦時機:設計報告結束後。
工作坊目標:針對不同的設計蒐集銷售人員的反饋,作為設計迭代的修改依據。
工作坊流程:介紹項目目標與前續工作->介紹各個設計->填寫表單->討論與分享(不一定有)。

註:若是蒐集反饋的對象為用戶時,建議不要以反饋工作坊的形式來蒐集意見,建議進行用戶共鳴測試,具體執行方式可以參考〈如何用測試證明質性研究的價值?〉這篇文章。

(3)匯報工作坊:Presentation Workshop。

參與人:核心客戶與內部關係人。
參與人數:不超過 10 人。
時長:加上匯報在 2-3 小時左右。
舉辦空間:公司會議室。
舉辦時機:項目決策節點時。通常只會發生在甲方內部合作不順暢,不容易做出決策,而需要和善地蒐集各部門老大意見時(無奈)。
工作坊目標:和善地蒐集各部門老大的意見、推進項目、建立內部凝聚力。
工作坊流程:匯報->討論與分享。
註:關於匯報工作坊的詳細內容可以參考〈管理中國式小白客戶(三):搞定客戶的主管、內部鬥爭等等的鳥事本來就是你的責任〉這篇文章。是筆者的辛酸血淚史Q。

(4)學習工作坊:Learning Workshop,以學習 Design thinking, UX 相關知識為目的的工作坊,如企業培訓。

參與人:任何人。但是建議在報名階段時蒐集參與者的背景信息,作為分組依據。
參與人數:可大可小,從 20 人的企業內培訓到 150 人 Hackathon 都算。可以現場分組,也可以依據參與者背景信息先行分組。一組人數還是 5-7 人為佳。
時長:也是可長可短,從 3 小時到 3 天都可以。
舉辦空間:在有設計氣息的開放空間。
舉辦時機:企業內培訓或研究員想賺外快時XD
工作坊目標:將 Design Thinking 的思考邏輯與設計氛圍帶入企業內時。幫助更多人學習 Design thinking, UX 相關知識。
工作坊流程:知識分享->討論與實作->分組分享成果->成果反饋與指導->頒獎

3. 工作坊細節流程設計原則

在上個階段筆者已經將四種工作坊的大流程寫出來了,在這個階段要分享一些比較細節的流程與材料設計的原則:

3.1 將工作坊整體流程切成一輪一輪的,效果會更好

由於工作坊的與會者對於項目內容與產出、Design Thinking/UX 相關知識普遍不熟悉,因此如果是全部分享完才進行討論、點子發想的話,其實效果不好,因為與會者會快速的忘掉匯報內容。所以筆者在設計流程時會以一輪一輪的方式進行,每一輪可能依據設計機會的使用角色、使用空間進行區分。

由於用戶洞察(設計機會)報告中可能產出不同的 Persona,所以筆者會在工作坊一開始前先簡單介紹項目背景和工作坊目的後,可能會以不同的 Persona,以第一人稱的角度說明他/她所遇到的問題或是針對 Persona 的解決方案,然後說明完以後就直接進行點子發想或反饋。然後下一輪可能再針對不同的 Persona 進行點子發想或反饋。這樣的方式不僅能夠增加工作坊的沉浸感、也能夠把 Journey 說清楚,更可以增加與會者的印象,更有針對性、不偏題的進行點子發想或是反饋。

▲ 以第一人稱、人物形象的方式增加工作坊的沉浸感(圖片來源:UX 四神湯)

3.2 規則訂越清楚效率越高

這邊說的效率,不僅是參與者在工作坊中的實作效率,也關係到後續工作坊記錄、結果分析與報告的產出效率。

不管是在哪一種形式的工作坊,總是會有討論的環節,然而把一群不熟悉項目內容、Design Thinking/UX 相關知識的人聚在一起討論,往往會掉入「不知道要討論什麼」的窘境。照理來說,每一組應該都要有一個 Facilitator(小組主持人)來引導小組的討論內容,然而現實是,Facilitator 很貴而且很難找,所以現場很有可能只有一個Host(工作坊主持人),而 Host 要同時引導現場每個組別的討論是很困難的事情。所以,筆者一般都會事前先做好各式各樣的表單,而表單上寫著討論的內容。只要小組合力把表單內容填完,基本上也就完成討論了。這種表單引導討論的工作方式,不僅在現場執行的效果很不錯,在後續整理工作坊討論結果時也會非常有效率,而且對於企業來說也相當於直接獲得一套工具了。

▲ 討論表單範例(圖片來源:UX 四神湯)

除了上述這種引導討論內容的表單之外,在 Ideation Workshop 時,筆者也會準備好概念表單讓現場的人填寫,讓概念發想的人能夠更全面的發想點子,而點子的成熟度與完整度也會相應提昇。這樣在後續製作 Ideation Booklet 時也很省時省力。如下圖中的左表單。另外,有時候我們在執行概念發想時可能會有方向偏重的問題。比如在解決一個問題時,解決的方式可能可以透過新產品、新服務或甚至是品牌營銷活動的方式來解決,可是現場可能大家比較著重於某個維度的點子發想,這時候就可以事先準備好概念維度 Matrix,讓大家在發想的過程中注意是不是解決問題的方式是不是過於集中了,引導小組人員往多維度的方向去思考解決方法。如下圖中的右表單。

▲ 左表單為概念表單、右表單為概念維度Matrix(圖片來源:UX 四神湯)

3.3 善用電子問卷

在舉辦反饋工作坊時,可以多利用電子表單,由於電子表單填起來很快,製作起來也很方便,後期導出結果進行數據分析時也很方便,所以筆者強烈建議可以多多善用電子問卷。而且更重要的一點是,電子問卷可以設定必答題與答題邏輯順序,在面對大量不受控的客戶時是一個很好的場控方式,讓大部分的與會者都能夠很專心的給予反饋、彼此不會互相干擾結果,而且答題不會漏題,內容也相對比較完整。重點是後續的寫報告的工作也省去了錄入的時間,原始資料也能很方便的給到核心客戶。唯一要比較注意的是可能會有資料保密的問題,所以建議在使用免費的電子問卷平台時,不要將敏感圖片或是新產品的相關信息放在網路上,將保密程度比較高的內容還是保留在 ppt 或是紙質材料裡,而與會者填電子問卷時可以搭配現場的投影片或是紙質材料,就能夠有效避免資料保密的問題了。

3.4 利用創意卡片或影片協助與會者進行發想

由於很多與會者可能在公司內部工作的時間比較長,一時間要 think out of the box 還是會有一點困難。因此,指南創新在進行 Ideation Workshop 時,不僅會將設計機會製作成一張張的卡片方便閱讀之外,還會準備一些敘述創意的卡片或是影片,來活絡現場氣氛並且提供與會者一點靈感。

▲ 創意卡片示例(圖片來源:UX 四神湯)

3.5 參與式設計帶來更好的沉浸感

在 Wei 寫的〈Participatory Design(參與式設計): 將使用者帶入設計流程〉的文章中,有很好的解釋什麼是參與式設計與它的好處。做共創工作坊時,也可以找一些用戶一起參與共創工作坊,不僅可以讓客戶與用戶面對面交流,也能增加點子發想的角度。一般也會建議每組可以配一名用戶。不過招募用戶參與工作坊需要花錢所以也要看工作坊的預算 XD。

3.6 利用照片、海報營造更有沉浸感的工作坊; 利用茶點營造舒服、輕鬆、活潑的氛圍

最前面有說到,工作坊是一個 Team Building 的場合,所以如果可以的話,可以列印一些之前在用戶訪談、各種開會時所拍的照片貼在工作坊會場,讓與會者也能夠感受到之前做項目的過程,增加沉浸感。另外準備一些小茶點在每一桌也能夠很快的將現場調整成舒服、輕鬆、活潑的氛圍。

▲ 小茶點是 Team Building 的好夥伴(圖片來源:UX 四神湯)

3.7 投票或評分標準最好與企業內部本來考核產品發展性的指標一致

在共創工作坊或是反饋工作坊中,都有投票或是評分的環節,可是究竟應該要依照什麼標準來進行投票或評分呢?首先,一樣要先想為什麼要投票或是評分,每進行一輪投票或評分的目的都是一樣的:刪去不適合的點子、產品設計作為下階段優化迭代的依據排序現有的點子及產品設計。從商業分析的角度來看,投票或評分的標準基本上可以分成三個維度:商業性(如市場規模)創新性(如外觀創新程度、功能創新程度)可行性(如產品研發成本、研發時長、技術可行性)。至於括弧內需要評的多細、多少項則可以依據企業內部本來的考核指標,最好現場投票或評分的指標與企業內部考核產品的指標是一致的,這樣一來能夠大大的幫助到後續設計與開發的推進。

4. 工作坊記錄、結果分析與報告

最後,花了這麼多錢、這麼多時間,總是要將工作坊的結果有份記錄、或是結果分析與報告。

4.1 Ideation Booklet與概念設計報告

在(1)共創工作坊後,通常會有 Ideation Booklet ,簡單一點的形式可以將概念表單掃描就好,時間多一點的話可以再請設計師將工作坊中沒有即時畫出來、畫不好的點子畫出來。然後依據針對每個點子進行評估,評估的方式與上述的 3.7 一樣,然後最終將所有點子的評估結果做成一個大表格,然後選出要繼續設計迭代的點子,再進行概念設計。

4.2 概念設計迭代報告

在(2)反饋工作坊後,得到所有概念設計的反饋後成為迭代設計的依據,最後在概念設計迭代報告中,展示概念設計的評估分數(做各種長條圖XDD),然後依據反饋中認為不足的地方做改善設計,並且在概念設計迭代的報告中標示出新一輪設計與舊設計不同的地方。

然後設計階段基本上就能結束了(揮汗)。

以上,還是寫了很長的文章,希望對需要舉辦工作坊的各位有幫助。

授權來源:UX 四神湯〈舉辦工作坊的事前準備工作〉

 

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